EVOX云端总机让手机就是行动分机 提升中小型公司联络效率

这是个行动工作的时代，现在有很多小型创业公司，或是中小型公司也都在做数位转型，将工作流程数字化、行动化、云端化，缩短文件往返时间、提高效率。除了工作流程，将公司内的电话分机系统云端化，也是一个势在必行的潮流，尤其行动工作时代，让手机就是公司分机也有助于提升联络效率。

我们在上个月接触到「EVOX易喂」这家公司，也试用了他们的云端总机系统，这里就为大家介绍这个对中小型公司、新创公司相当有帮助的电话系统。

EVOX易喂提供什么?

云端通讯系统，包括可保留公司代表号的云端总机、自动总机、语音信箱、根据公司需求设计的管理系统、以及将手机变分机的「行动分机」系统。

什么是云端总机系统？

以往企业或中小型公司，BR31通常是申请市话、交换机来建置办公室总机/ 分机系统，传统交换机需要安装硬件，施工拉实体电话线，这传统系统面临更新维修困难、通讯功能有限的问题，因此越来越多公司将通讯系统移到云端，将传统总机的功能放到云端上，不仅可以省下拉电话线、设备的安装费用，而且服务提供商定期优化更新，就可提供系统维护，相当有弹性；不同部门间的转接、离职人员变更..等，也可以直接在系统上设定，有效简化总机硬件架构；且透过网络通话也可有效节省话费，对中小型公司是最好的选择。更重要的是，在人人都用手机通讯的现代，云端总机可以把手机设定为行动分机，员工在外也可以接听打到公司分机的电话。

这套云端通讯有什么不同？

1.) EVOX易喂整套系统都架设在云端，公司这边不需要架设额外的硬件或实体电话线，日后维修也是透过EVOX易喂修正，公司不需负担硬件维修。

2.) 就算公司原本就有交换机系统也没关系，EVOX易喂研发的E Gate云端整合技术，可以将公司现有的交换机系统和云端总机系统串联起来，公司不用撤换现有设备，也可以继续使用现有的代表号及现有分机，不必因为更换通讯系统而更换代表号，也就不用重新印名片或通知对口厂商更新号码。

如果本来就没有申请市话代表号，申办时EVOX就会提供用户一个公司电话号码，不用先去申请代表号，这对网拍或是小规模新创事业来说应该很方便。

3.) 拨接装置跨平台，云端总机可以在手机、计算机（PC、Mac）、IP电话机等可以连上网络的装置接听、拨打电话，不管是经常在外跑的业务，或是固定在办公室内的客服人员，都有适合的接听装置。

4.)公司的管理员可登入EVOX易喂后台管理使用信息，包括自动总机设定、通联纪录、查看通话录音、设定群组响铃、使用者资料、权限...等。

5.) EVOX易喂的云端总机架设在AWS上，稳定之外，也有先进的资安保护措施。

具体来说，提供的基本功能有：

自动总机、语音信箱、通话录音、外拨管控、行动分机、无限扩充分机、PC版本、通讯录、电子化传真、节费电话、多据点服务、直播/ 专线号码、在线管理系统、通联纪录、群组响铃、无痛换区...等。

自动总机即透过语音选单，把来电引导到正确的分机，公司的管理员可以设定接听来电的方式、不同时段的语音问候语，以及设定速拨选单。

公司管理人员还可以新增、编辑分机使用者的姓名、信箱、装置号码、外拨权限等，此外也可以查询所有拨接通话的信息，如日期时间、来电号码、通话装置及费用。

这里介绍一下它相当有特色，也相当方便的行动分机。

行动分机: 手机就是分机

在iPhone或Android手机上安装好EVOX App，并在系统上设定好，员工的手机就可以变成行动分机，打到公司分机的来电，可以在手机上接听，在外也不会漏接。反过来，利用EVOX App拨出电话，对方那边则会显示是公司代表号来电。

EVOX App包含通话、通讯录、通话记录、讯息（通知）等功能。

通话还包含来电转接、保留通话、分机代接、三方通话...等。

如果是联络人里有的号码，来电会显示名称，若没有登记在通讯录里，也会显示号码，如果你是Android手机且有安装Whoscall，也会显示Whoscall辨识出来的来电单位。不过通讯录里登记的号码需要前缀886，才会比对并显示通讯录名称。

通话时与一般电话通话一样，可以保留通话现在通话，并新增与另一名通话，或全部开放做三方通话。

如果休假中不想接听公务电话，可以将接听设置关掉，你的分机就会进入勿扰状态，所有来电都会转到语音信箱去。

如果只是一般的不方便接听，则可以在App里设定「来电转接」，就会将分机来电设定转到其他分机、总机，或任一指定号码。

打来没接的电话，会被转到留语音信箱，我们可以在EVOX App里收听，而且手机上几乎是立即就收到通知，更进一步，系统也会马上做语音辨识，将留言内容转成文字寄送到信箱。如果需要，可以请管理员为各别分机开通通话录音（录音前会有提示），不过录音结果是在后台管理页面里收听/ 下载，不是像语音信箱那样可以在App里收听。

EVOX App里也有自己的通话记录，包含拨入未接、拨出对方未接都有纪录。如果是iPhone，也会把EVOX App的通话记录整合到本机的通话记录里，查看更方便。

App里另有个「分机代接」的功能，开启后，你就可以看到所有同事分机的来电（这时同事的手机也会正常显示来电），你可以选择是否需要代接或需略不管。

EVOX App里也有通讯录，不仅会显示公司所有同事分机（点击就可免费拨打），也会将手机本来的通讯录整合进来，而且分标签显示，也可打关键字，方便搜寻，但不能从这个通讯录发简讯给朋友。（但可以发邮件）

使用上要注意的是，就跟所有网络通话一样，App上的通话质量视当时网络质量而定，最好还是在网络稳定的地方使用。不过若一开始是以Wi-Fi通话，但通话中有移动，走出了Wi-Fi覆盖范围，它会自动换用LTE网络接续通话，不用中断重拨，这点就还不错。

另外若是用Android手机，要将EVOX App从「背景自动关闭」清单中移除，以免影响App常驻。

EVOX也可以在PC、Mac上拨接通话，功能与行动版完全一样，预计未来也可跟其他CRM系统整合运用。

公司端只要进入网页就能管理

有时碰到公司人员异动，或是不同员工需要不同权限...等，需要变更分机设定时，传统交换机系统需要请技术人员到公司来设定，耗时又麻烦。将总机系统转入云端后，公司管理人员连进后台就可以设定，也是优势之一。

以EVOX易喂来说，容易上手，轻松管理EVOX账户也是一个很大的特点。

设定浏览系统内容、新增变更使用者、设定使用者权限、浏览所有通话纪录、设定自动总机引导来电的选单、不同时段问候语...等，管理员都可以登入帐密后，在EVOX在线管理系统上完成。而且网页上有侧边栏，管理者不会进入因为某个设定页后，就找不到另一个设定，或不知道该如何点进某功能。

比方最基本，也是第一步的编辑、新增分机使用者或群组、设定上班时间、问候语...等。

除了帮同仁设定分机号码、外拨权限、是否可以使用通话录音...等，公司管理者在后台网页上编辑就可完成，又如将业务、客服部门设定成群组，可以将来电同时转接给多个分机...等，都是实时编辑就能完成。

又比方身为总机第一关的速拨选单（某某功能请按1，某某功能请按2这种来电引导），也可以在在线管理，以很清楚简易的界面设定完成。公司端自己可以在后台设定哪些功能，可以参考这个网页，能够实时应对员工需求做设定，不仅方便，重要是快速有效率，不会耽误到工作。

费用如何?

EVOX易喂采用月租订阅制，不需绑约，月费依照使用的装置数量有不同级距，连同国内外公化、拨打市话及手机的费用，可以参考这个页面。

这里要说明的是，只要连上网络，EVOX App就可以拨接电话，包括国际电话，这让透过EVOX App拨打国际电话的费用与国内电话相当。

另外只要是注册在同一个公司账号下的分机，分机互打都是免费的，包括你在外用手机拨打分机，或是不同地区的分公司、连锁店互打分机都是。

设定弹性、不用添加额外设备、行动分机最吸引人的特色，如果你正在搜寻一套简单、节费、不用太多成本，有效率的公司分机系统，倒是可以参考EVOX提供的内容。

或是可在EVOX部落格得知一些云端通讯趋势及知识。